프로젝트관리 : 조달관리

조달관리(구매관리)
프로젝트 조달관리란 중요한 위험회피수단인 동시에 고객이 원하는 품질과 정해진 납기의 준수를 위한 중요한 관리중의 하나이다.
프로젝트에서의 조달관리는 원하는 상품 또는 서비스를 외부에서 조달하는 행위이다.
조달관리에 있어서 PM 의 역할은 프로젝트의 위험이 최소화 될 수 있도록 계약을 체결하여야 한다.
PMBOK에서는 조달관리를 계약자(갑)의 입장에서 기술하고 있으며 총6가지의 프로세스로 정의하고 있다.

[그림] 프로젝트 조달관리

1. 조달계획수립 (Procurement Planning)
   Procurement planning is the process of the identifying which project needs can be best met by procuring products or services outside the project organization.
   
   
   • 프로젝트 진행상 필요한 상품이나 서비스를 자체제작할지 아니면 외부에서 조달할지를 결정
   • 조달을 할 경우 어떠한 계약형태를 선택할지 결정
   • Buyer에게 가장 위험부담이 큰 계약형태는 : CPPF(Cost Plus Percentage Fee)
   • Seller에게 가장 위험부담이 큰 계약형태는 : FP(Fixed Price)
     
     
2. 공급자유치계획수립(Solicitation Planning)
   Solicitation planning involves preparing the documents needed to support solicitation.
   
   
   • 구매가 결정된 항목에 대해 공급자에게 제공할 주요 정보에 대한 문서화를 실시
   • 공급자 확보에 대한 사전 계획을 수립
   • 조달문서의 유형
     • 제안 요청서 : Request for Proposal(RFP)
     • 입찰 안내서 : Invitation For Bid(IFB)
     • 견적가격 제출 요청서 : Request For Quotation(RFQ : 견적가격제출요청서)
       
       
3. 공급자유치(Solicitation)
   Solicitation involves obtaining information (bids and proposals) from prospective sellers on how project needs can be met. Most of the actual effort in this process is expended by the prospective sellers, normally at no cost to the project.
   
   
   • 일정등을 감안하여 공급자로부터 제안서 및 견적서 등을 획득
   • 구매자와 판매자의 질의와 응답을 공식화한 것이 입찰설명회이며 PM은 꼭 참석해야 함
     
     
4. 공급자선정(Source Selection)
   Source selection involves the receipt of the bids or proposals and the application of the evaluation criteria to select a provider. This process is seldom straightforward.
   
   
   • 획득한 제안서를 검토하고 평가하여 최종 업체를 선정하는 단계
   • 구매업체 선정방법
     • Weighting System : 각각의 제안 기준에 따라 Seller 를 가중치 평가
     • Screening System : 최소 기준에 못 미치는 Seller 의 제거
     • Independent Estimate : 내무 또는 외부조달을 통한 예상 원가를 비교
     • Past Performance History : Seller 의 과거 프로젝트 경력 검토
       
       
5. 계약관리(Contract Administration)
   Contract administration is the process of ensuring that the seller's performance meets contractual requirements.
   
   
   • 공급자와의 관계를 유지, 관리
   • 공급자가 제공하는 결과물이 계약서상의 요구사항과 일치하는지 여부관리
     
     
6. 계약종결 및 사후관리(Contract Closeout)
   Contract closeout is similar to administrative closure in that it involves both product verification administrative close-out.
   
   
   • 공급자가 제공한 서비스나 산출물이 계약서 상에 명시된 모든 조건을 만족시켰거나 만족시키지 못하는 경우 계약을 종결
   • 계약서에 명시된 내용은 반드시 완수되어야 함
   • 프로젝트 종료와 계약종료는 유사하지만 동일하지는 않음

* 참고문헌
김병철, 프로젝트관리의 이해 : 도서출판 세화, 2003
PMBOK® Guide : PMI, 2000

* 건설연구정보센터 기술지원부 연구원 박종모

[출처 : 건축도시연구정보센터(AURIC)]