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프로젝트관리 : 조달관리 :: 2006.03.03 12:16

조달관리(구매관리)
프로젝트 조달관리란 중요한 위험회피수단인 동시에 고객이 원하는 품질과 정해진 납기의 준수를 위한 중요한 관리중의 하나이다.
프로젝트에서의 조달관리는 원하는 상품 또는 서비스를 외부에서 조달하는 행위이다.
조달관리에 있어서 PM 의 역할은 프로젝트의 위험이 최소화 될 수 있도록 계약을 체결하여야 한다.
PMBOK에서는 조달관리를 계약자(갑)의 입장에서 기술하고 있으며 총6가지의 프로세스로 정의하고 있다.
[그림] 프로젝트 조달관리

  1. 조달계획수립 (Procurement Planning)
    Procurement planning is the process of the identifying which project needs can be best met by procuring products or services outside the project organization.

    • 프로젝트 진행상 필요한 상품이나 서비스를 자체제작할지 아니면 외부에서 조달할지를 결정
    • 조달을 할 경우 어떠한 계약형태를 선택할지 결정
    • Buyer에게 가장 위험부담이 큰 계약형태는 : CPPF(Cost Plus Percentage Fee)
    • Seller에게 가장 위험부담이 큰 계약형태는 : FP(Fixed Price)

  2. 공급자유치계획수립(Solicitation Planning)
    Solicitation planning involves preparing the documents needed to support solicitation.

    • 구매가 결정된 항목에 대해 공급자에게 제공할 주요 정보에 대한 문서화를 실시
    • 공급자 확보에 대한 사전 계획을 수립
    • 조달문서의 유형
      • 제안 요청서 : Request for Proposal(RFP)
      • 입찰 안내서 : Invitation For Bid(IFB)
      • 견적가격 제출 요청서 : Request For Quotation(RFQ : 견적가격제출요청서)

  3. 공급자유치(Solicitation)
    Solicitation involves obtaining information (bids and proposals) from prospective sellers on how project needs can be met. Most of the actual effort in this process is expended by the prospective sellers, normally at no cost to the project.

    • 일정등을 감안하여 공급자로부터 제안서 및 견적서 등을 획득
    • 구매자와 판매자의 질의와 응답을 공식화한 것이 입찰설명회이며 PM은 꼭 참석해야 함

  4. 공급자선정(Source Selection)
    Source selection involves the receipt of the bids or proposals and the application of the evaluation criteria to select a provider. This process is seldom straightforward.

    • 획득한 제안서를 검토하고 평가하여 최종 업체를 선정하는 단계
    • 구매업체 선정방법
      • Weighting System : 각각의 제안 기준에 따라 Seller 를 가중치 평가
      • Screening System : 최소 기준에 못 미치는 Seller 의 제거
      • Independent Estimate : 내무 또는 외부조달을 통한 예상 원가를 비교
      • Past Performance History : Seller 의 과거 프로젝트 경력 검토

  5. 계약관리(Contract Administration)
    Contract administration is the process of ensuring that the seller's performance meets contractual requirements.

    • 공급자와의 관계를 유지, 관리
    • 공급자가 제공하는 결과물이 계약서상의 요구사항과 일치하는지 여부관리

  6. 계약종결 및 사후관리(Contract Closeout)
    Contract closeout is similar to administrative closure in that it involves both product verification administrative close-out.

    • 공급자가 제공한 서비스나 산출물이 계약서 상에 명시된 모든 조건을 만족시켰거나 만족시키지 못하는 경우 계약을 종결
    • 계약서에 명시된 내용은 반드시 완수되어야 함
    • 프로젝트 종료와 계약종료는 유사하지만 동일하지는 않음

* 참고문헌
김병철, 프로젝트관리의 이해 : 도서출판 세화, 2003
PMBOK® Guide : PMI, 2000

* 건설연구정보센터 기술지원부 연구원 박종모

[출처 : 건축도시연구정보센터(AURIC)]

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프로젝트관리 : 리스크관리 :: 2006.03.02 14:10

프로젝트 리스크란 프로젝트의 목표에 영향을 줄 수 있는 미래의 불확실한 사건 또는 상황이며, 프로젝트관리에서의 리스크는 부정적인 위험과 긍정적인 기회의 가능성을 모두 포함하는 개념이다.
부정적인 경우의 리스크를 수집할 때는 정확한 정보 수집을 위해 개인적인 수행 능력은 기록하지 않고 개인의 이름 및 특정 정보를 표기하는 것을 피하는 등의 규칙과 신뢰 관계가 중요하다.

[그림] 프로젝트 리스크관리


  1. 리스크의 개념
    • 불확실한 사건 또는 상황이다.
    • 위험과 기회를 모두 포함하는 개념이다.
    • 리스크의 불확실성은 많은 경우에 정보의 부족에서 비롯한다.
    • 리스크를 평가하는 두 기준은 확률과 영향이다.
    • 리스크는 원인과 징후를 가진다.

  2. 프로젝트 리스크 관리 프로세스
    • 리스크 관리계획
    • 리스크 식별
    • 정성적 리스크 분석
    • 정량적 리스크 분석
    • 리스크 대응계획
    • 리스크 모니터링 및 통제

  3. 리스크 관리계획
    • 리스크관리 프로세스 전체의 계획과 실행을 포괄적으로 계획한다.
    • 즉 위험의 식별, 정성/정량적 분석, 대응계획, 모니터링과 통제를 어떻게 수행할 것인가를 구체적으로 정의한다.

  4. 리스크 식별
    위험의 식별은 위험관리의 출발점이다. 식별되지 않은 리스크는 관리될 수 없다.

    • 리스크 사건과 그 원인, 징후를 찾아내어 문서화한다.
    • 프로젝트 팀 전체가 프로젝트 종료시점까지 지속적으로 수행해야 한다.
    • 리스크 식별 방법에는 Document review, Delphi technique, Checklists, Assumptions analysis 가 있다.

  5. 정성적 리스크 분석
    리스크 분석의 두 기준은 확률과 영향이다.

    • 정성적 분석이란 주관적인 평가에 의하여 위험의 발생가능성과 영향력을 분석하는 것을 의미한다.
    • 프로젝트 리스크뿐만 아니라 프로젝트 자체도 평가한다.
    • 식별된 리스크를 분석하는 목적은 리스크에 대한 우선순위를 정하는 것이다.

  6. 정량적 리스크 분석
    • 일반적으로 정성적 분석과 병행하거나 보완적으로 수행하지만 독립적으로 수행되기도 한다.
    • 리스크의 확률과 영향을 구체적인 수치로 평가한다.
    • 정량적 분석으로 프로젝트 목표의 달성확률을 구한다.

  7. 리스크 대응계획
    • 리스크 발생전에 수립한다.
    • 리스크 대응전략에는 회피, 전가, 완화, 수용 등이 있다.
    • 수용된 리스크가 실제로 발생할 경우의 조치를 미리 계획한 것이 비상계획이다.

  8. 리스크 모니터링 및 통제
    식별된 리스크의 징후를 지속적으로 모니터링하고 통제한다는 것을 의미한다.

    • 리스크 모니터링은 리스크 징후나 발생 여부등을 감시하고 새로운 리스크를 식별해 내는 활동이다.
    • 리스크 통제는 실제 발생한 리스크 사건의 영향을 최소화하기 위한 조치를 포함한다.
    • 워크어라운드 계획은 리스크가 발생한 후에 수립된다.
* 참고문헌
김병철, 프로젝트관리의 이해 : 도서출판 세화, 2003
PMBOK® Guide : PMI, 2000

* 건설연구정보센터 기술지원부 연구원 박종모

[출처 : 건축도시연구정보센터(AURIC)]

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프로젝트관리 : 인적자원관리 :: 2006.03.02 00:04

인적자원관리
인적자원관리는 조직의 성공을 위하여 인적자원을 계획하고 채용하고 개발하고 평가보상하는 모든 활동을 포함한다.
대상에는 팀원뿐만 아니라, 모든 이해 당사자가 포함되며 이들간의 명확한 책임과 역할을 규정하는 것이 중요하다.
[그림] 프로젝트 인적자원관리

  1. 인적자원관리 일반
    PMBOK Guide는 인력자원관리를 아래 세개의 프로세스로 정의하고 있다.

    • Organizational Planning
      조직계획은 직무를 분석하고 팀원 상호간의 책임과 역할, 보고체계를 계획하는 활동이다.
    • Staff Acquisition
      프로젝트일정에 따라 적정한 팀원을 확보하고 해제하는 프로세스이다.
    • Team Development
      팀원의 능력을 향상시켜 프로젝트의 완성도를 높이는 프로세스이다.

  2. 조직계획
    • 조직계획은 계획 초기단계에 처음 수행한다.
    • 조직계획의 내용은 이해관계자의 역할, 책임, 보고체계이다.
    • 역할(Role) : 누가 무슨 업무를 수행하는가
    • 책임(Responsibility) : 누가 무엇을 결정하는가
    • 보고관계(Reporting Relationship) : 누가 누구에게 보고하는가
    • 직원관리계획은 어떤 팀원의 투입기간과 방법등에 대한 계획과 역할이 끝난 팀원의 재배치에 대한 내용도 포함한다.

  3. 동기부여
    • 동기부여는 개인의 자발적이고 지속적인 노력을 이끌어 내는 과정이다.
    • 프로젝트 관리자는 모든 영향력을 발휘하여 동기를 부여해야 한다.
    • 맥그레거의 X이론은 피동형인간형이고 Y이론은 능동형 인간형을 말한다.
    • 매슬로의 욕구 5단계설에서 최상위의 욕구는 자기실현욕구이다.
    • 위생요인(불만을 갖게 하는 요인)의 충족이 동기유발로 이어지는 것은 아니다.

  4. 갈등관리
    PM이 특히 중점을 두어야 하는 부분이 동기부여와 갈등관리이다.

    • 조직에서의 갈등은 불가피한 것이며 갈등은 프로젝트에 긍적적으로 작용할 수도 있다.
    • 프로젝트에서 발생하는 갈등의 가장 큰 원인은 스케쥴에 관한 것이며 이것은 갈등이 효과적으로 관리될 수 있다는 반증이기도 하다.
    • 갈등 발생의 50%이상을 포함하는 세가지 원인(스케쥴, 프로젝트간 우선순위, 인적자원)은 초기에 수립된 계획이 불완전하기 때문이다.
    • 가장 바람직한 갈등관리방법은 문제해결 방식이다.

  5. 팀 개발
    • 팀의 성과를 향상시키기 위한 활동을 말한다.
    • 팀 개발의 기본은 개인의 개발이다.
    • 매트릭스 조직의 이중보고관계는 팀 개발의 장애요인이다.
    • 팀 개발은 빨리 시작할수록 효과적이며 프로젝트 종료시까지 지속적으로 실시해야 한다.

* 참고문헌
김병철, 프로젝트관리의 이해 : 도서출판 세화, 2003
PMBOK® Guide : PMI, 2000

* 건설연구정보센터 기술지원부 연구원 박종모

[출처 : 건축도시연구정보센터(AURIC)]

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프로젝트관리 : 품질관리 :: 2006.02.27 22:41

품질관리
현대적인 품질의 개념은 고객이 제품 혹은 서비스의 질에 대해 느끼는 만족은 물론이고 생산자에 대한 고객의 신뢰와 생산자가 제품을 계획하고, 계획에 따라 생산하는 과정의 효율성과 효과성까지 포함한다.

[그림] 프로젝트 품질관리

  1. 품질관리 일반
    • 품질은 요구사항에 대한 적합 또는 사용성에 대한 적합을 말한다.
    • 품질은 제품뿐만 아니라 공정, 생산자, 생산조직의 질까지 포함한다.
    • 현대 품질관리는 고객만족, 경영자 참여, 예방, 품질계획등을 중요시한다.
    • TQM(Total Quality Management. 총체적 품질경영)
      • 품질을 중심으로 모든 구성원의 참여와 고객만족을 통한 장기적 성공 지향을 기본으로 하는 그리고 조직의 모든 구성원과 사회에 이익을 제공하는 조직의 경영적 접근이다.

  2. 품질계획(Quality Planning)
    • 품질표준을 정하는 프로세스
      • 품질표준에는 "제품"과 관련된 의미와 "프로세스"와 관련된 의미가 있다.
      • 제품과 관련된 품질표준 : 프로젝트의 납품물이 달성하여야 할 기능이나 성능상의 목표 또는 고객이 요구한 신뢰성이나 안정성의 달성 목표
      • 프로세스와 관련된 품질표준 : 프로젝트의 작업방법론을 의미
      • 프로젝트에 적합한 품질표준을 식별한다는 것은 프로젝트에 적합한 기술/성능상의 목표를 정의하고, 프로젝트 상황에 적합한 프로젝트 수행 방법론을 정의한다는 것이다.
    • 품질계획의 출력물 : 품질관리계획서, 운영상의 정의, 체크리스트

  3. 품질보증(Quality Assurance)
    프로젝트에 적합한 프로세스를 준수한다는 것을 평가하여 결과적으로 고객에게 우수한 제품을 제공 할 확률이 높다는 확신을 제공하는 프로세스이다.

    • 품질보증의 목적 : 고객에게 품질에 대한 신뢰를 주기 위한 것
    • 품질 보증의 출력물은 품질 개선
    • 품질보증의 도구 및 기법은 품질심사
    • 품질심사 : 전문적인 자격을 가진 개인 또는 조직에 의해 수행
    • 품질개선 : 조직과 고겍에게 부과적인 이익을 제공하기 위하여, 활동 및 공정의 효과성과 효율성을 증대시키기 위하여 조직 전반에 걸쳐 취해진 조치

  4. 품질통제(Quality Control)
    프로젝트 결과물이 품질표준에 부합되는지 여부를 판단하여 (부적합이 있을 경우) 부적합을 제거하는 활동을 포함한다.

    • 품질통제의 목적 : 품질개선
    • 품질통제는 검사를 통해 이루어짐
    • 구체적인 절차는 운영상의 정의에 따라 수행
    • 재작업은 결함 또는 부적합을 가지는 산출물을 적합하게 고치는 조치
    • 프로세스 조정은 품질이상 상태에 대한 즉각적인 시정조치 또는 예방조치

* 참고문헌
김병철, 프로젝트관리의 이해 : 도서출판 세화, 2003
PMBOK® Guide : PMI, 2000

* 건설연구정보센터 기술지원부 연구원 박종모

[출처 : 건축도시연구정보센터(AURIC)]
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프로젝트관리 : 커뮤니케이션관리 :: 2006.02.27 22:17

커뮤니케이션관리
과거 커뮤니케이션은 사람과 사람이 정보를 주고받는 과정 또는 행위로 정의되며 개인의 표현능력이나 이해능력과 같이 사람 위주의 접근이 이루어 졌으나 정보기술의 발전과 함께 커뮤니케이션의 중심이 사람에서 정보 자체로 옮겨가는 현상이 나타나고 있다.
즉 큰 조직에서 시시각각으로 발생하는 자료를 정보화 하고 정보의 의미를 해석하여 정보이용자에게 적시에 제공함으로써 의사결정에 반영하기 위한 정보관리가 중요시되고 있다.

[그림] 프로젝트 커뮤니케이션관리


  1. 커뮤니케이션관리 일반
    • 커뮤니케이션은 사람과 사람이 정보를 주고받는 과정 또는 행위이다.
    • 프로젝트 관리자는 업무시간의80~90%를 커뮤니케이션에 사용한다.
    • 정보의 50%이상은 얼굴표정과 몸짓과 같은 비언어적 요소에 의해 전달되며 언어를 통해 전달되는 정보는 10%이하이다.
    • 복잡한 정보의 커뮤니케이션은 문서가 적합하다.
    • 공식적인 문서 커뮤니케이션의 예는 프로젝트 계획이다.
    • 바람직한 커뮤니케이션의 조건은
      a.정확한 정보를, 간결하게 표현하여, 필요한 대상에게, 적시에 제공하는가와
      b.이러한 과정이 효율적으로 이루어지는가 이다.

  2. 커뮤니케이션관리
    • 커뮤니케이션은 갈등관리 및 문제해결의 중요한 수단이다.
    • 커뮤니케이션 계획은 이해관계자 분석을 통해 이루어진다.
    • 성과보고는 현황보고, 진척도보고, 향후전망을 포함한다.
    • 성과분석 기법에는 회의, 차이분석, 경향분석, EVM 이 있다.
    • EVM은 일정과 원가를 통합하여 판단하는 성과보고 기법으로 프로젝트 성과를 종합적으로 파악하여 프로젝트 이해관계자의 의사결정에 필요한 정보를 조기에 제공하는데 목적이 있다.
    • 커뮤니케이션 관리 프로세스에는 Communication Planning, Information Distribution, Performance Reporting, Administrative Closure가 있다.

  3. Communication Planning
    정보의 생성, 수집,보관,배표를 결정하는 프로세스로 커뮤니케이션 관리 계획서를 작성한다.
    Determining the information and communications needs of the stakeholders: who will needs  what information, when will they need it, and how will it be given to them.

    • 커뮤니케이션 요구사항은 이해관계자들(Stakeholders)의 프로젝트 정보에 대한 요구사항을 문서화한것으로 필요로 하는 정보의 내용, 정보의 형식, 필요시기, 정보 제공 방법등을 포함한다.
    • 커뮤니케이션 관리 계획서를 수립하는 데 있어 가장 주요한 것은 이해관계자들의 정보 요구사항이다.

  4. Information Distribution
    시시각각으로 발생하는 정보를 필요로 하는 곳에 적시에 제공하는 프로세스이다.
    Making needed information available to project stakeholders in a timely manner.

    • 이해관계자들에게 필요한 정보를 제공하는 것으로 의사소통계획의 실행뿐만 아니라 긴급한 정보의 요구사항에 대한 대응도 포함한다.
    • 발생하는 공식적인 정보중 가장 중요한 것은 계획, 일의 결과 그리고 변경기록이다.
    • 더욱 중요한 일의 결과는 진행 상황에 따라 수시로 기록하며, PM은 주기적으로 취합하여 전체PJ의 현황을 파악해야 한다.

  5. Performance Reporting
    성과정보를 측정하고 분석 취합하여 제공하는 프로세스이다.
    Collecting and disseminating performance information. This includes status reporting, progress measurement, and forecasting.

    • 성과보고는 현황 보고, 진척도 보고, 그리고 향후 전망의 세요소를 갖추어야 한다.
    • 성과보고의 주기는 대상과 목적에 따라 달라진다.
    • 성과보고 프로세스는 성과측정, 성과분석, 보고의 순서로 진행된다.
    • 획득가치분석(EVA) : 프로젝트 전반의 성과를 원가와 일정을 통합하여 판단할 수 있다.

  6. Administrative Closure
    프로젝트의 목표를 달성하였거나 중도에 마쳐야 하는 경우 수행하여야 하는 절차를 정의한 프로세스이다.
    Generating, gathering, and disseminating information to formalize phase or project completion.

    • 고객등 의뢰자로부터 프로젝트의 산출물에 대한 최종 승인을 공식적으로 확인받고 문서화 한다.
    • PM이 진행하며 프로젝트 기간중 한번만 발생한다.
    • 동일한 상황이 발생하는 경우에도 잘 대처할 수 있는 정보를 팀원들에게 남겨 줄 수 있다.

* 참고문헌
김병철, 프로젝트관리의 이해 : 도서출판 세화, 2003
PMBOK® Guide : PMI, 2000

* 건설연구정보센터 기술지원부 연구원 박종모

[출처 : 건축도시연구정보센터(AURIC)]
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