프로젝트관리 : 커뮤니케이션관리

커뮤니케이션관리
과거 커뮤니케이션은 사람과 사람이 정보를 주고받는 과정 또는 행위로 정의되며 개인의 표현능력이나 이해능력과 같이 사람 위주의 접근이 이루어 졌으나 정보기술의 발전과 함께 커뮤니케이션의 중심이 사람에서 정보 자체로 옮겨가는 현상이 나타나고 있다.
즉 큰 조직에서 시시각각으로 발생하는 자료를 정보화 하고 정보의 의미를 해석하여 정보이용자에게 적시에 제공함으로써 의사결정에 반영하기 위한 정보관리가 중요시되고 있다.

[그림] 프로젝트 커뮤니케이션관리

1. 커뮤니케이션관리 일반
   
   • 커뮤니케이션은 사람과 사람이 정보를 주고받는 과정 또는 행위이다.
   • 프로젝트 관리자는 업무시간의80~90%를 커뮤니케이션에 사용한다.
   • 정보의 50%이상은 얼굴표정과 몸짓과 같은 비언어적 요소에 의해 전달되며 언어를 통해 전달되는 정보는 10%이하이다.
   • 복잡한 정보의 커뮤니케이션은 문서가 적합하다.
   • 공식적인 문서 커뮤니케이션의 예는 프로젝트 계획이다.
   • 바람직한 커뮤니케이션의 조건은
     a.정확한 정보를, 간결하게 표현하여, 필요한 대상에게, 적시에 제공하는가와
     b.이러한 과정이 효율적으로 이루어지는가 이다.
     
     
2. 커뮤니케이션관리
   
   • 커뮤니케이션은 갈등관리 및 문제해결의 중요한 수단이다.
   • 커뮤니케이션 계획은 이해관계자 분석을 통해 이루어진다.
   • 성과보고는 현황보고, 진척도보고, 향후전망을 포함한다.
   • 성과분석 기법에는 회의, 차이분석, 경향분석, EVM 이 있다.
   • EVM은 일정과 원가를 통합하여 판단하는 성과보고 기법으로 프로젝트 성과를 종합적으로 파악하여 프로젝트 이해관계자의 의사결정에 필요한 정보를 조기에 제공하는데 목적이 있다.
   • 커뮤니케이션 관리 프로세스에는 Communication Planning, Information Distribution, Performance Reporting, Administrative Closure가 있다.
     
     
3. Communication Planning
   정보의 생성, 수집,보관,배표를 결정하는 프로세스로 커뮤니케이션 관리 계획서를 작성한다.
   Determining the information and communications needs of the stakeholders: who will needs  what information, when will they need it, and how will it be given to them.
   
   
   • 커뮤니케이션 요구사항은 이해관계자들(Stakeholders)의 프로젝트 정보에 대한 요구사항을 문서화한것으로 필요로 하는 정보의 내용, 정보의 형식, 필요시기, 정보 제공 방법등을 포함한다.
   • 커뮤니케이션 관리 계획서를 수립하는 데 있어 가장 주요한 것은 이해관계자들의 정보 요구사항이다.
     
     
4. Information Distribution
   시시각각으로 발생하는 정보를 필요로 하는 곳에 적시에 제공하는 프로세스이다.
   Making needed information available to project stakeholders in a timely manner.
   
   
   • 이해관계자들에게 필요한 정보를 제공하는 것으로 의사소통계획의 실행뿐만 아니라 긴급한 정보의 요구사항에 대한 대응도 포함한다.
   • 발생하는 공식적인 정보중 가장 중요한 것은 계획, 일의 결과 그리고 변경기록이다.
   • 더욱 중요한 일의 결과는 진행 상황에 따라 수시로 기록하며, PM은 주기적으로 취합하여 전체PJ의 현황을 파악해야 한다.
     
     
5. Performance Reporting
   성과정보를 측정하고 분석 취합하여 제공하는 프로세스이다.
   Collecting and disseminating performance information. This includes status reporting, progress measurement, and forecasting.
   
   
   • 성과보고는 현황 보고, 진척도 보고, 그리고 향후 전망의 세요소를 갖추어야 한다.
   • 성과보고의 주기는 대상과 목적에 따라 달라진다.
   • 성과보고 프로세스는 성과측정, 성과분석, 보고의 순서로 진행된다.
   • 획득가치분석(EVA) : 프로젝트 전반의 성과를 원가와 일정을 통합하여 판단할 수 있다.
     
     
6. Administrative Closure
   프로젝트의 목표를 달성하였거나 중도에 마쳐야 하는 경우 수행하여야 하는 절차를 정의한 프로세스이다.
   Generating, gathering, and disseminating information to formalize phase or project completion.
   
   
   • 고객등 의뢰자로부터 프로젝트의 산출물에 대한 최종 승인을 공식적으로 확인받고 문서화 한다.
   • PM이 진행하며 프로젝트 기간중 한번만 발생한다.
   • 동일한 상황이 발생하는 경우에도 잘 대처할 수 있는 정보를 팀원들에게 남겨 줄 수 있다.

* 참고문헌
김병철, 프로젝트관리의 이해 : 도서출판 세화, 2003
PMBOK® Guide : PMI, 2000

* 건설연구정보센터 기술지원부 연구원 박종모

[출처 : 건축도시연구정보센터(AURIC)]